Så leder du ett kickass-möte

Cecilia SöderbergAv Cecilia Söderberg 3 månader sen

Ja, dessvärre har vi väl alla erfarenhet av att ha suttit i ett möte där vi varken vet varför vi är där eller vad som är det egentliga syftet med sammankomsten. Varje år läggs otaliga timmar och stora summor pengar på ineffektiva möten, för att vi helt enkelt inte vet hur ett bra möte ska vara uppbyggt. Någon som däremot har full koll på detta är föreläsaren och kommunikationstränaren Erik Mattsson från Ordrum, som höll i vårens sista Kunskapsfrukost här på Right Thing united.

Hade du nån aning om att ett möte på en timma där fem personer deltar kostar ungefär 1800 kr? Om mötet är undermåligt är det bortkastade pengar. Så vad ska vi då ta oss till för att höja möteskompetensen? Sanningen är att det krävs relativt små medel för att få rätsida på saker och ting, så länge vilja till förändring finns hos mötesledaren.

Ett bra möte börjar i planeringen

Grunden för att kunna lyckas med mötena är att strukturera upp dem ordentligt. Varför ska vi ha mötet? Måste vi ens ha ett möte för detta? Vad är det som ska avhandlas? Och hand i hand med detta finner vi även nyttan av att definiera syftet med mötet. Det bästa är att redan i mötesinbjudan inkludera en kortfattad brief av vad som ska avhandlas och vad som förväntas av de olika deltagarna. Då har de också tid att inför hinna förbereda sig och fundera över det som kommer tas upp = effektivitet!

Mycket relevant är det också att ni avslutar mötet med att summera vad som tagits upp och vem som ska göra vad tills när. Om ni provar på dessa tips kommer ni ganska snabbt att märka skillnad på er effektivitet. Mötena kommer bli kortare, tydligare, och framförallt billigare.

Möteslokalens roll

Som ett andra steg är det bra att se över sina möteslokaler och möbleringen. Lokalen och dess intryck har betydligt större inverkan på oss än vad vi kanske tror. Jobbar du inom den kreativa branschen kan det vara bra att piffa upp rummen med inspirerande färger och saker som lockar fram idérikesdomen. Ska du hålla ett beslutsmöte fungerar ett litet rum utan fönster – här är det fokus på besluten som gäller.

Även ljus och ventilation spelar stor roll för att lyckas med ett möte. Är det för starkt eller för dåligt ljus? Är rummet utrustat med god ventilation så att vi inte dåsar av? Detta kan tyckas vara rätt elementära grejer, men faktum är att många fallerar redan på dessa punkter.

Möbleringen är viktig eftersom den i stort sett avgör huruvida mötesdeltagarna kan tillgodogöra sig informationen eller inte. Sitter ni exempelvis i ett rum där en powerpoint ska presenteras måste det vara möblerat därefter, så alla deltagare ser vad som presenteras. I andra fall kan det vara lämpligt att sitta i en cirkel, så alla ser varandra och varje deltagare känner sig involverad.

Vill du har mer inspiration för ett lyckat möte kan du ladda ner Ordrums egna app “Mötesplan” helt utan extra kostnad. Där kan du bland annat bygga en mötesagenda, hjälpsamt verktyg.

De tre viktigaste punkterna som Erik tog upp under Kunskapsfrukosten går att summera med följande:

  1. Kräv att ett syfte anges redan vid mötesbokningen. Med ett konkret uttalat syfte vet alla vad som förväntas av dem och vad de ska fokusera på. Ett bra möte börjar i planeringen.
  2. Välj mötesmetoder och lokal utefter syftet. Ska det vara ett kreativt möte? Bege er ut på en promenad – ofta är vi betydligt mer uppfinningsrika när vi vistas i utomhusmiljö. Eller är det ett stort möte med många deltagare? Se till att möbleringen passar in på mötets natur.
  3. Gå igenom att-göra-listan i slutet av mötet. Vem gör egentligen vad och tills när? Summera vad ni har kommit fram till innan ni lämnar mötet.
Kategorier:
  Insikter, Right Thing